- 1Chi phí tổ chức sự kiện gồm những hạng mục nào?
- 2Bảng giá tổ chức sự kiện theo quy mô 2026
- 35 chi phí ẩn thường làm vượt ngân sách sự kiện
- 4Yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện?
- 5Bảng dự toán chi phí tổ chức sự kiện (Template)
- 6Thuê agency tổ chức sự kiện hay tự làm: So sánh chi phí thực tế
- 7Cách giảm ngân sách tổ chức sự kiện doanh nghiệp
- 8Bảng giá chi tiết theo loại sự kiện phổ biến
- 9Câu hỏi thường gặp về chi phí tổ chức sự kiện
- 10Tìm hiểu thêm
- 11Tài liệu tham khảo
Ngân sách được duyệt 300 triệu cho Year End Party 200 người, nhưng báo giá agency quay về con số 450 triệu. Khoảng cách 50% đó không nằm ở việc agency "nâng giá", mà ở hàng loạt hạng mục mà người lập dự toán chưa tính đến.
Thị trường sự kiện toàn cầu dự kiến đạt 1,48 nghìn tỷ USD vào năm 2025 với tốc độ tăng trưởng CAGR 11,2% [1]. Riêng tại Việt Nam, 63% chuyên gia sự kiện dự báo chi phí tăng thêm 6-10% trong năm nay do lạm phát dịch vụ [2]. Vậy làm sao kiểm soát từng đồng ngân sách thay vì bị động trước hóa đơn cuối cùng? Đúc kết từ hơn 90 dự án sự kiện thực chiến, A.M Agency chia sẻ bảng giá thực tế 2026 và quy trình kiểm soát ngân sách mà chúng tôi đang áp dụng cho khách hàng B2B:
Nhận diện 8 hạng mục chi phí chính và tỷ trọng % từng mục
Tham khảo bảng giá 2026 theo 3 quy mô sự kiện tại HCM
Phòng tránh 5 chi phí ẩn thường khiến ngân sách vượt 15-25%
Sử dụng template dự toán có công thức tự động tính theo headcount
So sánh chi phí tự tổ chức vs thuê agency trọn gói
Áp dụng 5 cách giảm ngân sách mà không giảm chất lượng sự kiện
Chi phí tổ chức sự kiện gồm những hạng mục nào?

Chi phí tổ chức sự kiện gồm những hạng mục nào?
Chi phí tổ chức sự kiện bao gồm toàn bộ ngân sách phân bổ cho 8 hạng mục vận hành, từ thuê địa điểm đến phí quản lý agency. Venue (địa điểm) và F&B (ăn uống) thường chiếm 60-70% tổng ngân sách theo khuyến nghị từ các chuyên gia tổ chức sự kiện [3]. Nắm rõ tỷ trọng từng hạng mục giúp doanh nghiệp phân bổ ngân sách sát thực tế ngay từ bước lập dự toán.
Dưới đây là 8 hạng mục chính, sắp xếp theo thứ tự chiếm tỷ trọng lớn nhất. Thứ tự này cũng là thứ tự ưu tiên khi booking, vì venue và F&B thường cần đặt cọc sớm nhất (theo quy trình vận hành dự án của A.M Agency).
Thuê địa điểm (Venue Rental): chiếm 30-40% tổng ngân sách. Phòng hội nghị khách sạn 4-5 sao tại HCM dao động từ hàng chục đến hàng trăm triệu VND/ngày tùy sức chứa (theo báo giá thị trường nội bộ A.M Agency). Trung tâm hội nghị riêng (GEM Center, White Palace) có giá từ 50-150 triệu cho sự kiện 300-500 khách.
F&B (Tiệc và đồ uống): chiếm 25-35%. Teabreak 80.000-150.000 VND/người [4], bàn tiệc ngồi 5-7 triệu VND/bàn 10 người tại nhà hàng trung cấp HCM [5]. Year End Party và Gala Dinner có tỷ trọng F&B lên đến 45-50% do yêu cầu thực đơn tiệc ngồi, rượu vang, và cocktail.
Thiết bị âm thanh, ánh sáng, LED: chiếm 10-15%. Màn hình LED P3.91 indoor thuê 800.000-1.000.000 VND/m2/ngày [6]. Hệ thống Line Array (dàn loa treo phục vụ âm thanh đồng đều cho không gian rộng) từ 15-25 triệu VND/bộ [7]. Projector cơ bản rẻ hơn nhiều (3-5 triệu VND/bộ), nhưng chất lượng hình ảnh không phù hợp cho sự kiện trên 100 khách.
Sân khấu và trang trí: chiếm 5-10%. Sân khấu tiêu chuẩn (4x8m) khoảng 15-30 triệu. Backdrop in hiflex 3-5 triệu, backdrop thiết kế 3D riêng tăng lên 15-25 triệu.
Nhân sự sự kiện: chiếm 8-12%. Bao gồm đạo diễn chương trình, stage manager, PG/PB, kỹ thuật viên. Đội ngũ vận hành cho sự kiện 200 khách thường cần 10-15 người, tổng chi phí nhân sự 30-60 triệu.
In ấn quảng cáo (Standee, Banner, Backdrop): chiếm 3-5%. Standee 800.000-1.500.000 VND/cái, banner treo 500.000-2.000.000 VND tùy kích thước, thẻ tên kèm tài liệu hội nghị 20.000-50.000 VND/bộ.
MC và nghệ sĩ: chiếm 5-15% tùy hạng. MC dẫn sự kiện doanh nghiệp (song ngữ, kinh nghiệm trên 3 năm) có giá 5-15 triệu VND/show. MC nổi tiếng hoặc KOL dao động 30-80 triệu. Ca sĩ hạng A từ 100 triệu trở lên.
Management Fee (Phí quản lý): chiếm 5-10% tổng ngân sách trước VAT. Đây là phí doanh nghiệp trả cho agency để lên kế hoạch, điều phối vendor, quản lý timeline, và xử lý sự cố. Không phải agency nào cũng tách riêng khoản này. Một số gộp vào đơn giá từng hạng mục.
Tỷ trọng các hạng mục thay đổi rõ rệt theo loại sự kiện. Year End Party dồn nặng vào F&B (45-50%), trong khi Product Launch cần đầu tư nhiều vào thiết bị trình diễn và sân khấu (25-35%). Hội nghị khách hàng lại tiết kiệm nhờ trang trí đơn giản nhưng cần hệ thống âm thanh hội thảo chất lượng cao.
Sau khi nắm được cấu trúc chi phí, bước tiếp theo là xem bảng giá cụ thể cho từng quy mô sự kiện tại thị trường HCM.
Bảng giá tổ chức sự kiện theo quy mô 2026

Bảng giá tổ chức sự kiện theo quy mô 2026
Chi phí trung bình cho mỗi người tham dự (cost per attendee) sự kiện doanh nghiệp dự kiến đạt 172 USD/ngày vào năm 2026 [8]. Tại HCM, mức này thấp hơn nhờ chi phí nhân sự và venue cạnh tranh hơn. Dưới đây là bảng giá tham khảo theo 3 gói quy mô:
Hạng mục | Basic (dưới 100 khách) | Standard (100-300 khách) | Premium (trên 300 khách) |
|---|---|---|---|
Tổng ngân sách | 80-200 triệu | 200-600 triệu | 600 triệu - 2 tỷ |
Venue | 5-20 triệu | 20-80 triệu | 80-200 triệu |
F&B/người | 80K-200K | 150K-400K | 300K-700K |
Thiết bị (âm thanh + LED) | 10-25 triệu | 25-80 triệu | 80-200 triệu |
Sân khấu + trang trí | 5-15 triệu | 15-50 triệu | 50-150 triệu |
Nhân sự | 10-20 triệu | 20-60 triệu | 60-150 triệu |
MC | 5-10 triệu | 10-20 triệu | 20-80 triệu |
In ấn | 2-5 triệu | 5-15 triệu | 15-40 triệu |
Management Fee (5-10%) | 4-20 triệu | 10-60 triệu | 30-200 triệu |
Bảng trên lấy mức giá tham khảo tại HCM, quý 1-3/2026. Giá Q4 (mùa Year End Party, Gala Dinner) thường tăng 15-25% so với các quý khác.
Bảng báo giá trọn gói khác gì báo giá từng hạng mục? Báo giá trọn gói gộp tất cả hạng mục vào 1 con số (đã bao gồm management fee), tiện cho doanh nghiệp so sánh nhanh giữa các agency. Báo giá từng hạng mục bóc tách chi tiết, giúp doanh nghiệp kiểm soát từng dòng chi phí và thay thế vendor riêng lẻ nếu cần.
Đơn giá tham khảo một số hạng mục phổ biến nhất:
Hạng mục | Đơn giá tham khảo 2026 (HCM) |
|---|---|
Màn hình LED P3.91 indoor | 800.000-1.000.000 VND/m2/ngày |
Hệ thống Line Array | 15-25 triệu VND/bộ |
MC dẫn sự kiện doanh nghiệp | 5-15 triệu VND/show |
Teabreak | 80.000-150.000 VND/người |
Bàn tiệc ngồi (10 người) | 5-7 triệu VND/bàn |
Sân khấu 4x8m tiêu chuẩn | 15-30 triệu VND |
Backdrop in hiflex | 3-5 triệu VND |
Bảng giá chỉ phản ánh chi phí "trên giấy". Thực tế, nhiều khoản phí phát sinh ngoài hợp đồng ban đầu có thể đẩy ngân sách vượt 15-25%.
5 chi phí ẩn thường làm vượt ngân sách sự kiện

5 chi phí ẩn thường làm vượt ngân sách sự kiện
Chi phí ẩn (Hidden Costs) trong tổ chức sự kiện là những khoản phí không hiển thị rõ trong quotation ban đầu, thường chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp nhận hóa đơn cuối cùng. Theo kinh nghiệm triển khai của A.M Agency, tổng chi phí ẩn có thể chiếm 15-25% ngân sách nếu không rà soát hợp đồng kỹ từ đầu.
5 chi phí ẩn phổ biến nhất mà doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng:
Corkage Fee (phí mang đồ uống từ ngoài vào venue): Nhiều khách sạn và nhà hàng tại HCM thu 50.000 - 300.000 VND/chai tùy phân khúc nhà hàng [5], nếu doanh nghiệp mang rượu, bia từ nguồn riêng thay vì mua qua venue. Với tiệc 20-30 bàn cần 3-5 thùng rượu vang, khoản phát sinh có thể lên 5-15 triệu VND mà ban đầu không ai đề cập.
Overtime Fee (phí dàn dựng ngoài giờ) lại là câu chuyện khác. Venue thường cho phép setup trong khung giờ hành chính (8h-18h). Nếu đội kỹ thuật cần dàn dựng sau 22h hoặc sáng sớm trước 6h, phí thuê venue tính thêm gấp 1,5-2 lần giá thường. Một sự kiện ra mắt sản phẩm cần tổng duyệt đêm trước? Overtime fee phát sinh 10-20 triệu là chuyện bình thường.
Phí thay đổi layout phút cuối: Khi doanh nghiệp đổi sơ đồ chỗ ngồi, thêm khu vực photo booth, hoặc điều chỉnh sân khấu sau khi đã setup, venue và nhà thầu trang trí thường tính thêm 10-20% giá setup gốc cho mỗi lần thay đổi.
Phí vận chuyển và lắp đặt thiết bị: Giá thuê thiết bị (LED, âm thanh, ánh sáng) thường chưa bao gồm phí vận chuyển và nhân công lắp đặt. Khoản này chiếm thêm 10-15% giá thuê thiết bị, đặc biệt với venue ở tầng cao hoặc không có thang hàng.
Cuối cùng là Thuế VAT và Service Charge. Quotation từ venue và agency có thể ghi giá "net" (chưa thuế). Cộng 10% VAT và 5-8% service charge của venue, tổng hóa đơn tăng thêm 15-18% so với con số ban đầu. Đây là khoản nhiều người lập dự toán lần đầu dễ bỏ sót nhất.
Contingency fund (chi phí dự phòng) nên đặt ở mức nào? Mức dự phòng 10-15% tổng ngân sách là tiêu chuẩn chung trong ngành sự kiện, đồng thời 63% chuyên gia dự báo chi phí tổ chức sẽ tăng thêm 6-10% trong năm nay [2]. Con số này cho thấy việc giữ quỹ dự phòng là cần thiết. Nếu sự kiện có yếu tố ngoài trời hoặc công nghệ phức tạp (3D Mapping, livestream multi-platform), nên tăng lên 15-20%.
Ngoài chi phí ẩn, mức giá từng hạng mục còn biến động mạnh theo nhiều yếu tố khác.
Yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện?

Yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện?
6 yếu tố chính quyết định chi phí tổ chức sự kiện: quy mô khách, địa điểm, thời điểm, công nghệ trình diễn, hạng nghệ sĩ, và mức độ trang trí. Thay đổi 1 yếu tố có thể khiến tổng ngân sách dao động 30-50%.
Quy mô khách (headcount) là biến số ảnh hưởng trực tiếp nhất. Mỗi khách tham dự kéo theo chi phí F&B, ghế ngồi, tài liệu, và quà tặng. Tăng từ 100 lên 300 khách không chỉ nhân 3 chi phí F&B, mà còn đòi hỏi venue lớn hơn, hệ thống âm thanh công suất cao hơn, và đội ngũ nhân sự đông hơn.
Địa điểm tạo ra chênh lệch lớn. Phòng họp khách sạn 4 sao cho 50 khách tại Quận 1 dao động 5-15 triệu VND, trong khi ballroom 500 khách tại khách sạn 5 sao lên đến 50-150 triệu. Trung tâm hội nghị riêng thường có giá thấp hơn khách sạn cùng sức chứa (theo kinh nghiệm đàm phán venue của A.M Agency), nhưng doanh nghiệp phải tự lo F&B từ nguồn ngoài.
Thời điểm ảnh hưởng nhiều hơn phần lớn doanh nghiệp nghĩ. Theo ghi nhận từ các dự án A.M Agency triển khai trong Q4 2024-2025, venue tại HCM tăng giá 15-25% vào cuối tuần tháng 11-12 (mùa Year End Party). Tổ chức vào ngày thường hoặc Q1-Q2 giúp tiết kiệm đáng kể.
Công nghệ trình diễn phân hóa ngân sách rõ rệt. Sự kiện dùng projector cơ bản (3-5 triệu/bộ) khác xa so với sử dụng LED P3.91 (800K-1M/m2) hay 3D Event Mapping (có thể lên đến 100-200 triệu cho 1 show). Sự kiện trực tiếp (in-person) đắt hơn 47,8% so với sự kiện trực tuyến [9]. Xu hướng Phygital Experience (kết hợp vật lý và kỹ thuật số) đang giúp nhiều doanh nghiệp mở rộng số người tham dự qua livestream mà không phải tăng sức chứa venue.
Hạng nghệ sĩ và MC tạo biên độ dao động rất rộng. MC dẫn sự kiện 5-15 triệu, nhưng KOL hoặc nghệ sĩ hạng A đẩy chi phí lên 50-150 triệu, thậm chí vượt cả ngân sách venue.
Mức độ trang trí cũng vậy. Backdrop in hiflex (3-5 triệu) so với sân khấu thiết kế 3D concept riêng (50-100 triệu): hai thế giới khác nhau.
Hiểu rõ 6 biến số này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh từng hạng mục để ra con số dự toán sát thực tế. Phần tiếp theo là template để tổng hợp tất cả vào 1 bảng tính.
Bảng dự toán chi phí tổ chức sự kiện (Template)

Bảng dự toán chi phí tổ chức sự kiện (Template)
Bảng dự toán chi phí tổ chức sự kiện là file Excel hoặc Google Sheet tổng hợp toàn bộ hạng mục, đơn giá, số lượng, và tổng tiền tự động tính theo headcount. Có template sẵn giúp người lập dự toán tránh bỏ sót hạng mục và kiểm soát ngân sách từ bước trình duyệt.
Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện theo 4 bước:
Bước 1: Xác định headcount và loại sự kiện. Year End Party 200 khách khác hoàn toàn Product Launch 80 khách về cấu trúc chi phí. Headcount quyết định quy mô venue, số bàn tiệc, lượng nhân sự, và công suất thiết bị.
Bước 2: Chọn quy mô gói (Basic / Standard / Premium). Tham khảo bảng giá ở phần trên. Basic phù hợp sự kiện nội bộ đơn giản, Premium dành cho sự kiện đối ngoại cần trải nghiệm cao cấp.
Bước 3: Điền đơn giá tham khảo 2026 cho từng hạng mục. Dùng đơn giá từ bảng giá hạng mục phổ biến ở phần trên, hoặc lấy từ báo giá vendor đã nhận. Nhân đơn giá với số lượng (m2 LED, số bàn tiệc, số người nhân sự).
Bước 4: Cộng contingency fund 10-15%. Đây là khoản bắt buộc, đặc biệt sau khi đã xem 5 chi phí ẩn ở phần trước. Management Fee (nếu thuê agency) tính riêng 5-10% trên tổng trước VAT.
Mẫu dự toán tham khảo cho Year End Party 200 khách tại HCM:
Hạng mục | Đơn giá | Số lượng | Thành tiền |
|---|---|---|---|
Venue (nhà hàng tiệc cưới, ballroom) | 40 triệu | 1 ngày | 40 triệu |
F&B (bàn tiệc 10 người) | 6 triệu/bàn | 20 bàn | 120 triệu |
Thiết bị (LED P3.91 12m2 + âm thanh) | 35 triệu | 1 bộ | 35 triệu |
Sân khấu + trang trí | 25 triệu | 1 set | 25 triệu |
MC dẫn chương trình | 10 triệu | 1 show | 10 triệu |
Nhân sự vận hành (12 người) | 40 triệu | 1 ngày | 40 triệu |
In ấn (standee, thẻ tên, menu) | 8 triệu | 1 bộ | 8 triệu |
Management Fee (8%) | 22 triệu | ||
Contingency Fund (10%) | 30 triệu | ||
Tổng dự toán | ~330 triệu |
Management Fee tính trên tổng trước VAT. Sau khi cộng VAT 10%, tổng thực chi khoảng 360-365 triệu VND.
Bạn cần báo giá chi tiết theo brief cụ thể? A.M Agency phản hồi proposal trong 48 giờ, bao gồm bảng dự toán line-item và timeline triển khai. Liên hệ qua hotline 0906 768 970 hoặc email contact@amagency.vn.
Với bảng dự toán đã hoàn thiện, câu hỏi tiếp theo là: nên tự tổ chức hay giao cho agency?
Thuê agency tổ chức sự kiện hay tự làm: So sánh chi phí thực tế

Thuê agency tổ chức sự kiện hay tự làm: So sánh chi phí thực tế
Thuê agency trọn gói tốn thêm management fee 5-10%, nhưng tổng chi phí thực tế thường ngang hoặc thấp hơn tự tổ chức khi tính đủ chi phí cơ hội và rủi ro phát sinh. Dưới đây là bảng so sánh:
Tiêu chí | Tự tổ chức (In-house) | Thuê agency trọn gói |
|---|---|---|
Management Fee | 0% | 5-10% tổng ngân sách |
Đơn giá thiết bị | Giá lẻ (cao hơn 10-20%) | Giá sỉ qua vendor network |
Thời gian nhân sự nội bộ | Ước tính 120-160 giờ | 10-20 giờ (brief + duyệt) |
Backup plan | Tự chuẩn bị | Agency có SOP, kế hoạch dự phòng |
Kinh nghiệm xử lý sự cố | Hạn chế | Có quy trình từ nhiều dự án |
Quan hệ vendor/venue | Phải tìm mới | Có sẵn, đã đàm phán giá |
Management Fee 5-10% của agency mang lại giá trị gì so với tự tổ chức? Cụ thể, khoản phí này bao gồm: lên concept và kịch bản chi tiết, quản lý timeline toàn bộ dự án, điều phối 5-10 vendor (venue, F&B, thiết bị, in ấn, nhân sự), tổng duyệt kỹ thuật, và quản lý sự cố ngày diễn ra.
Với sự kiện 200 khách, nếu 1 nhân sự nội bộ (lương 15-25 triệu/tháng) dành khoảng 120 giờ (tương đương 3 tuần làm việc toàn thời gian), chi phí cơ hội đã vào khoảng 15-25 triệu. Cộng thêm chênh lệch đơn giá thiết bị mua lẻ (theo kinh nghiệm đàm phán của A.M Agency, giá lẻ cao hơn 10-20% so với giá sỉ qua vendor network), tổng chi phí tự làm không rẻ hơn bao nhiêu.
Khi nào nên tự tổ chức? Sự kiện dưới 50 khách, ngân sách dưới 100 triệu, format đơn giản (workshop nội bộ, team building nhỏ). Team admin có thể tự xử lý.
Khi nào nên thuê agency? Sự kiện trên 100 khách, ngân sách trên 200 triệu, hoặc có yêu cầu sân khấu và công nghệ phức tạp. Webinar và sự kiện trực tuyến B2B đạt ROI trung bình 213% với cost-per-lead ở mức 58 GBP [10]. Con số này cho thấy đây là khoản đầu tư sinh lời khi được triển khai bài bản.
Dù chọn mô hình nào, vẫn có cách giảm ngân sách mà không hy sinh chất lượng sự kiện.
Cách giảm ngân sách tổ chức sự kiện doanh nghiệp

Cách giảm ngân sách tổ chức sự kiện doanh nghiệp
5 cách giảm ngân sách sự kiện mà không giảm chất lượng trải nghiệm khách tham dự:
1. Chọn thời điểm thấp điểm. Tổ chức vào ngày thường (thứ 3-5) hoặc tháng 1-9 thay vì cuối tuần Q4. Venue tại HCM giảm giá 15-25% ngoài mùa cao điểm. Cụ thể, Gala Dinner 200 khách tổ chức vào thứ 5 cuối tháng 3 tiết kiệm 30-50 triệu riêng chi phí venue so với thứ 7 tháng 12.
2. Đàm phán package deal. Gộp venue, F&B, và thiết bị với cùng nhà cung cấp hoặc qua 1 agency. Từ thực tế vận hành các chiến dịch của A.M Agency, package deal thường giảm 8-15% tổng so với thuê riêng lẻ từng hạng mục nhờ vendor có sẵn volume discount và logistics gọn hơn.
3. Kết hợp hybrid event. Sự kiện trực tiếp đắt hơn 47,8% so với trực tuyến [9]. Giải pháp Phygital Experience (kết hợp trải nghiệm tại chỗ và livestream) giúp mở rộng đối tượng tham dự mà chỉ tăng thêm chi phí hạ tầng livestream. Cost per attendee giảm rõ rệt khi tính cả khách tham dự online.
4. Sử dụng vật liệu bền vững, tái sử dụng. Backdrop modular (lắp ghép, dùng lại nhiều sự kiện) giảm chi phí trang trí so với in mới mỗi lần (theo các nghiên cứu ngành ESG trong event). Vật liệu tái chế cũng giảm phí xử lý rác hậu kỳ.
5. Đặt contingency fund đúng mức. Nhiều doanh nghiệp dự phòng 20-25% vì lo sợ phát sinh. Nhưng khi có agency quản lý rủi ro với SOP bài bản, 10-15% là đủ. Giảm 5-10% contingency fund cho sự kiện 500 triệu đồng nghĩa với tiết kiệm 25-50 triệu, chuyển sang hạng mục tạo giá trị khác (nâng cấp F&B, thêm photo booth).
Áp dụng 5 cách trên, tổng ngân sách có thể giảm 15-25% mà trải nghiệm khách tham dự không suy giảm. Vậy cụ thể từng loại sự kiện phổ biến có chi phí ra sao?
Bảng giá chi tiết theo loại sự kiện phổ biến

Bảng giá chi tiết theo loại sự kiện phổ biến
Chi phí tổ chức từng loại sự kiện cụ thể là bao nhiêu? Dưới đây là bảng tham khảo cho 4 loại sự kiện doanh nghiệp được tổ chức nhiều nhất (dựa trên dữ liệu nội bộ của A.M Agency):
Loại sự kiện | Quy mô phổ biến | Tổng ngân sách tham khảo | Hạng mục chiếm tỷ trọng cao nhất |
|---|---|---|---|
Year End Party | 100-300 khách | 250-600 triệu | F&B (45-50%) |
Gala Dinner | 100-200 khách | 300-800 triệu | F&B + Giải trí (55-60%) |
Product Launch | 50-200 khách | 200-500 triệu | Thiết bị + Sân khấu (30-35%) |
Hội nghị / Workshop | 50-150 khách | 80-200 triệu | Venue + F&B (65-70%) |
Year End Party và Gala Dinner là 2 loại sự kiện có ngân sách F&B lớn nhất vì yêu cầu thực đơn tiệc ngồi, đồ uống (rượu vang, cocktail), và chương trình giải trí (ca sĩ, DJ, game show).
Product Launch thì khác. Loại sự kiện này đầu tư nặng vào sân khấu ấn tượng, công nghệ trình diễn (LED, 3D Mapping), và trải nghiệm sản phẩm cho khách mời.
Loại sự kiện nào có chi phí trên mỗi người tham dự thấp nhất? Hội nghị và workshop. Lý do: không cần tiệc ngồi (chỉ teabreak kèm lunch box), trang trí tối giản, và thiết bị chủ yếu là hệ thống âm thanh hội thảo cộng projector. Chi phí trung bình khoảng 350.000-700.000 VND/người (theo báo giá thị trường nội bộ A.M Agency).
Dù là loại sự kiện nào, việc nắm rõ cấu trúc chi phí đặc thù giúp doanh nghiệp phân bổ ngân sách đúng trọng tâm ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp về chi phí tổ chức sự kiện

Câu hỏi thường gặp về chi phí tổ chức sự kiện
Chi phí tổ chức sự kiện gồm những gì? Bao gồm 8 hạng mục chính: thuê địa điểm (30-40%), F&B (25-35%), thiết bị âm thanh/ánh sáng/LED (10-15%), sân khấu kèm trang trí (5-10%), nhân sự (8-12%), in ấn (3-5%), MC/nghệ sĩ (5-15%), và management fee (5-10%).
Giá thuê MC sự kiện là bao nhiêu? MC dẫn sự kiện doanh nghiệp (song ngữ, kinh nghiệm trên 3 năm) có giá 5-15 triệu VND/show. MC nổi tiếng hoặc KOL dao động 30-80 triệu. Ca sĩ hạng A từ 100 triệu trở lên.
Thuê công ty tổ chức sự kiện hết bao nhiêu tiền? Phụ thuộc quy mô: sự kiện dưới 100 khách từ 80-200 triệu, 100-300 khách từ 200-600 triệu, trên 300 khách từ 600 triệu đến 2 tỷ VND. Management fee agency chiếm thêm 5-10% tổng ngân sách.
Nên dự trù chi phí dự phòng bao nhiêu? 10-15% tổng ngân sách là mức khuyến nghị phổ biến trong ngành. Sự kiện ngoài trời hoặc có công nghệ phức tạp nên tăng lên 15-20%.
Chi phí tổ chức sự kiện online có rẻ hơn offline không? Rẻ hơn khoảng 47,8% [9]. Tuy nhiên, sự kiện online có mức tương tác thấp hơn và khó tạo networking trực tiếp. Giải pháp trung hòa là hybrid event: giữ trải nghiệm trực tiếp cho khách VIP, mở livestream cho đối tượng mở rộng.
Tìm hiểu thêm
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một loại sự kiện cụ thể, các bài viết dưới đây sẽ hữu ích:
Tổ chức lễ khai trương cửa hàng: Quy trình trọn gói và checklist cho lễ khai trương, bao gồm kịch bản và hạng mục chuẩn bị
Checklist chuẩn bị sự kiện doanh nghiệp: Danh sách công việc theo timeline ngược từ D-30 đến ngày diễn ra
Tổ chức hội nghị khách hàng: Hướng dẫn từ A-Z cho hội nghị B2B, từ lập agenda đến đo lường kết quả
Quy trình làm việc với event agency chuyên nghiệp: Các bước từ brief đến nghiệm thu, giúp doanh nghiệp phối hợp với agency suôn sẻ hơn
Cần tư vấn ngân sách cho sự kiện sắp tới? A.M Agency phản hồi báo giá trong 48 giờ, kèm bảng dự toán chi tiết và timeline triển khai phù hợp với quy mô và ngân sách của bạn. Liên hệ hotline 0906 768 970 hoặc truy cập am-orbit.com/bao-gia.
Bài viết bởi đội ngũ A.M Agency, hơn 14 năm kinh nghiệm, hơn 90 dự án activation và event tại TP.HCM.
Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của công cụ AI và được review bởi chuyên gia ngành.
Tài liệu tham khảo
[1] SkyQuest. (2024). Events Industry Market Report. https://www.skyquestt.com/report/events-industry-market
[2] Gotchafinder/MarketingProfs. (2026). The Rising Costs of Corporate Events. Khảo sát hơn 100 event professionals. https://www.marketingprofs.com/charts/2026/54267/the-rising-costs-of-corporate-events
[3] GetReadyWithCyn. (2024). How to Pick a Venue. https://getreadywithcyn.com/2024/01/20/how-to-pick-a-venue/
[4] Sự kiện Á Châu. (n.d.). Báo giá tổ chức sự kiện. https://sukienachau.com/bao-gia-to-chuc-su-kien/
[5] Lovee.vn. (n.d.). Menu tiệc cưới phổ biến và mức giá tại Sài Gòn. https://www.lovee.vn/blog/menu-tiec-cuoi-pho-bien-va-muc-gia-tai-sai-gon
[6] Cho thuê thiết bị Quang Trung. (n.d.). Cho thuê màn hình LED TPHCM. https://chothuethietbiquangtrung.com/cho-thue-man-hinh-led-tphcm/
[7] TNG. (n.d.). Âm thanh sân khấu. https://tng.com.vn/am-thanh-san-khau/
[8] Mozio. (2025). Business Travel Trends & Statistics. https://www.mozio.com/blog/business-travel-trends-statistics
[9] Booking.com for Business. (2026). Corporate Event Statistics. https://business.booking.com/en-us/business-travel-resources/articles/corporate-event-statistics/
[10] ON24. (2025). Benchmark Report. Dữ liệu cho định dạng Webinar/sự kiện trực tuyến B2B. https://whitehat-seo.co.uk/blog/webinar-marketing-strategy