GCIT Co., Ltd - nhà phân phối chính thức máy in Pantum và thiết bị lưu điện CyberPower tại Việt Nam - cần tổ chức hội nghị đại lý hàng năm để giới thiệu dòng sản phẩm mới. Chúng tôi đảm nhận toàn bộ phần concept, setup không gian và vận hành sự kiện tại TP.HCM.
Bối cảnh dự án
Khi nhận brief từ GCIT, chúng tôi hiểu đây không đơn thuần là buổi giới thiệu sản phẩm. Hội nghị đại lý là thời điểm quan trọng nhất trong chu kỳ bán hàng - nơi nhà phân phối trình bày chiến lược, củng cố quan hệ với mạng lưới đại lý, và tạo động lực cho mùa bán tiếp theo. Với những đại lý đang cân nhắc giữa nhiều nhà cung cấp, ấn tượng tại hội nghị có thể quyết định mức độ cam kết của họ cả năm tới.
Thách thức cụ thể: GCIT ra mắt đồng thời hai nhóm sản phẩm thuộc hai thương hiệu khác nhau - dòng máy in màu laser Pantum Vibrant Series và giải pháp UPS CyberPower. Mỗi nhóm có đặc thù kỹ thuật riêng, khách hàng mục tiêu riêng - nhưng phải trình bày trong một dòng chảy sự kiện mạch lạc cho ~50 đại lý, không khiến họ quá tải thông tin.
Concept - Hội nghị buổi tối kết hợp tiệc chiêu đãi
Chúng tôi chọn format hội nghị buổi tối kết hợp tiệc chiêu đãi - format phù hợp nhất với tính chất quan hệ đối tác B2B: vừa có phần trình bày chính thức, vừa có không gian giao lưu thoải mái để đại lý trao đổi trực tiếp với đội ngũ GCIT.
Chúng tôi chia không gian thành hai vùng chức năng. Vùng đón khách tại lối vào, chúng tôi biến thành khu trưng bày sản phẩm thực tế: dòng Pantum Vibrant Series và thiết bị CyberPower được đặt trên kệ có nhãn "Sản Phẩm Mới" nổi bật, cùng hệ thống rollup banner nhận diện cả hai thương hiệu. Đại lý bước vào đã thấy sản phẩm ngay - không phải đợi đến phần thuyết trình mới biết hôm nay ra mắt gì.
Vùng chính là hội trường bàn tròn với sân khấu trung tâm, màn hình LED lớn phục vụ slide "Pantum 14 Years - Running Forward" - phản ánh hành trình 14 năm Pantum và tầm nhìn tiếp theo. Chúng tôi setup hệ thống AV hoàn chỉnh và điều phối kỹ thuật xuyên suốt: chuyển đổi slide, âm thanh, ánh sáng - đảm bảo không có khoảng trống kỹ thuật giữa các phần.
Không gian hội nghị Pantum & CyberPower - sân khấu, khu trưng bày sản phẩm mới và đại lý tham dự
Triển khai thực tế
Chúng tôi điều phối toàn bộ chương trình nghị sự: MC dẫn chương trình, khai mạc → trình bày Pantum Vibrant Series → cập nhật CyberPower → Q&A → tiệc chiêu đãi. Thời gian mỗi phần được tính để giữ nhịp - phần kỹ thuật không kéo dài, xen kẽ video demo và trải nghiệm sản phẩm thực tế.
Ngoài khu trưng bày lối vào, chúng tôi bố trí thêm khu vực để đại lý tương tác trực tiếp: in thử trên Pantum Vibrant Series, xem demo UPS CyberPower. Khu này hoạt động xuyên suốt - đặc biệt trong phần tiệc khi đại lý quay lại xem sản phẩm sau khi đã nghe thuyết trình.
Phần tiệc chiêu đãi, chúng tôi thiết kế layout bàn để đại diện GCIT phân bổ đều giữa các bàn đại lý - tạo điều kiện trao đổi trực tiếp về chính sách bán hàng và kế hoạch kinh doanh mùa tới.
Quy mô triển khai
- Số đại lý tham dự: ~50
- Format: Hội nghị buổi tối + tiệc chiêu đãi
- Địa điểm: Đồng Hồ Plaza, TP.HCM
- Thương hiệu trình bày: 2 (Pantum + CyberPower)
- Sản phẩm ra mắt: Pantum Vibrant Series (in màu laser), Pantum Elite Series (in laser trắng đen) + CyberPower UPS
Kết quả
Sự kiện diễn ra đúng lịch trình, ~50 đại lý tham dự đầy đủ từ khai mạc đến hết chương trình. Phần trình bày sản phẩm không gián đoạn kỹ thuật, đại lý có đủ thời gian tương tác với sản phẩm mới tại khu trưng bày.
Format hội nghị kết hợp tiệc tạo được sự cân bằng giữa chuyên nghiệp và gắn kết - đại lý vừa nhận thông tin sản phẩm cần thiết, vừa có không gian trao đổi trực tiếp với đội ngũ GCIT.
Bạn cần tổ chức hội nghị đại lý hoặc sự kiện ra mắt sản phẩm cho mạng lưới đối tác? Nếu sự kiện của bạn cần kết hợp trình bày sản phẩm chuyên sâu với không gian networking cho đối tác kinh doanh, A.M Agency có thể trao đổi về format phù hợp.
